La transcripción paleográfica se realizará respetando en lo posible su grafía original, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
- En el caso de las partidas sacramentales los nombres de las personas que figuren se transcribirán exactamente como aparecen en el cuerpo de la partida, aunque no coincida con las anotaciones marginales.
- Letras c, s y ss se transcribirán tal cual están. La s larga y la s de doble curva (redonda) se transcribirán con s redonda. La ‘ç’ debe ser conservada por las fundadas razones de su utilización; cuando por razones tipográficas se elimine la cedilla, deberá sustituirse únicamente por z, haciendo la correspondiente explicación.
- Letras i, y, la i corta y la i larga deberán transcribirse con el signo de la i corta. La y representada con una grafía inequívoca, se transcribirá como tal y, aun en palabras con el valor fonético de la i, excepto si se interpreta como la forma mayúscula de la i.
- En el caso de la ‘u’ y la ‘v’, que sirven para representar indistintamente los fonemas de ‘u’ vocal y ‘v’ consonante, se mantendrá la grafía original.
- La h superflua se mantendrá; la omitida no se suplirá.
- La r mayúscula (R) con valor fonético de doble r (rr) se transcribirá con esta última grafía, excepto al comienzo de una palabra.
- Las letras dobles se mantendrán únicamente en los casos de SS y nn, menos en posición inicial. Ejemplo: cossa, anno.
- Se conservarán las grafías f, g, j, h, ph, th, x. Ejemplo: fecho, muger, bojío, hebrero, Phelipe, theniente, dixo.
- Las contracciones del, della, dello; desta; ques, questa, etc., se conservarán según su grafía original.
- Cuando en el documento no esté puesta la tilde o virgulilla de la ñ, se restituirá la tilde.
- El signo copulativo & se transcribirá como e o como y, según la forma más usada en el documento.
- Cuando el documento no tenga puntuación, se pondrá la actual en su forma indispensable. Cuando el documento tenga puntuación, se conservará la indispensable para la interpretación textual.
- En el caso del uso de las mayúsculas y minúsculas se observarán las reglas de la ortografía actual.
- En ningún caso se mantendrán las uniones contrarias a la morfología de las palabras o frases ni las separaciones indebidas de las letras de una palabra.
- Se conservará la acentuación original. Todos los acentos se representarán con el signo del acento agudo. Cuando no haya acentos, se los restituirá en las palabras cuyo sentido así lo requiera. Ejemplo: marcho, marchó; el, él.
- Las abreviaturas se desarrollarán completando las letras omitidas según la forma más usada en el documento. Esta norma será observada también cuando la palabra abreviada carezca de signo de abreviación. Cuando la interpretación de una palabra sea dudosa, se pondrá un signo de interrogación entre corchetes después de dicha palabra; si fuera más de una palabra, se hará la advertencia conveniente en nota al pie de la página.
- Las abreviaturas Ihu Xpo, Xpoval, se transcribirán Jesús Cristo, Cristóbal.
- Las omisiones, testaduras, intercalaciones, repeticiones etc. del texto original, se anotarán entre corchetes con la indicación omitido, testado, etc., seguida de dos puntos y la palabra o palabras correspondientes.
- Cuando existan alteraciones materiales como roturas, quemaduras, manchas, etc., pero el texto pueda interpretarse con certeza, se hará la restitución entre corchetes, con la advertencia respectiva. En caso de imposibilidad absoluta, se consignarán las palabras roto, quemado, ilegible, etc., entre corchetes. En caso necesario se indicará la extensión del pasaje respectivo al pie de la página.
- Si los elementos marginales del texto no pueden transcribirse en posición marginal, se transcribirán a continuación del pasaje a que correspondan antecedidos por las palabras al margen entre corchetes.
- Las firmas autógrafas sin rúbrica se anotarán con la palabra firmado entre corchetes; las firmas autógrafas rubricadas, con la palabra rubricado entre corchetes; y las rúbricas solas con la palabra rúbrica entre corchetes. Los sellos, signos de escribanos y otros detalles semejantes se harán notar con las explicaciones necesarias entre corchetes.
- Las palabras claramente escritas, pero en forma incorrecta o incomprensible, se consignarán seguidas de signo de admiración o sic entre corchetes.
- Los espacios dejados en blanco se consignarán con las palabras en blanco entre corchetes.
- Se consignará la foliación o paginación del documento original.
- En las ediciones de divulgación se mantendrá la fidelidad del texto, pero podrá modernizarse la ortografía y la puntuación.
- Las líneas de escritura y los folios no han de conservar el formato del original, aunque se emplearán una serie de signos para dejar constancia de las características formales del texto: al final de cada línea se indicará con una / (barra ascendente) (ej.: /). El final de cada uno de los folios, tanto en su recto como en su vuelto, puede indicarse con // (doble barra ascendente).